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(一) 版头部分

俗称眉首。位于公文首页上端。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素(组成部分)和分隔线。

版头示意图

(1)份号 公文印制份数的顺序号。并不是所有公文都要编制份号,只有涉密公文应当标注份号,以利于公文的分发、保密和查找、清退。如有必要,发文机关也可以对不带密级的普发性公文编制份号。每份编一个号,发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。因此,收发公文都要登记份号,清退、销毁公文时,就可以对照份号查对,看是否有遗漏或丢失。份号一般用3~6位3号阿拉伯数字,顶格标印在版心左上角第一行(即距公文上页边37㎜处下面第一行,距左页边28㎜)。在实际操作中,有的单位是用印号机手工在成文上加盖份号。因此对份号字体没有统一规定,各单位可从印制公文的实际出发来掌握。但可推荐使用黑体字。每次发给每个单位的文件,最好固定顺序号,这样一看编号就知道是哪个单位的了。

(2)密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。我国《保密法》第九条规定,国家秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;“秘密”是国家的一般秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。公文标识密级,其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求,唤起受文者警觉,提示其分别采取不同的措施,维护国家安全和利益。

公文如需标志密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第2行(即份号之下一行);在密级之后标志“★”号,然后标志保密期限。密级的两字之间不空格;如果只标密级不标保密期限,密级的两字之间空1字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

按照国家保密局国家技术监督局1990午10月6日第3号命令发布的《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》,对密件的标志采用以下方法。一是书面形式的密件,其密级和保密期限的标志应当在封面(或者首页)的左上角标明;地图、图纸、图表在其标题之后或者下方标明密级和保密期限。二是书面形式密件中只有少量内容属于国家秘密的,除按上述规定标志外,还可以直接在属于国家秘密的段落之前加方括号〔 〕标明密级;或者以文字指明哪些属于国家秘密事项,如在文尾附注部分加括号注明“本文第2页顺数第5行至第15行的数字属于秘密级国家秘密”。三是文件、资料汇编中有密件的,应当对各独立密件的密级和保密期限作出标志,并在封面或者首页以其中的最高密级和最长保密期限作出标志。四是摘录、引用密件中属于国家秘密的内容,应当以其中最高密级和最长保密期限作出标志。五是秘密文件的密级和保密期限变更后,应当在原标注位置附近做出标志,原标志以明显方式废除。在保密期限内解密的密件,应当以能够明显识别的方式标明“解密”字样。

(3)紧急程度 指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。其作用是维护公文时效,避免延误。

紧急程度一般用3号黑体字,顶格标注在版心左上角。具体排在第几行,要视具体情况而定。如果只有份号没有密级和保密期限,紧急程度就编排在版心左上角第二行;如果既没有份号,又没有密级和保密期限,紧急程度就编排在版心左上角第一行;如果有份号、密级和保密期限,紧急程度就编排在版心左上角第三行,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。如果同时标注密级和保密期限、紧急程度的,紧急程度的汉字之间就不空格,如标为“特急”;如果只标注密级或紧急程度而不标注保密期限的,紧急程度的汉字之间就空1字,如标为“特 急”字样。

(4)发文机关标志 俗称“公文名称”、“红头子”。一般由发文机关全称或规范简称加“文件”组成(俗称大版头),居中排一行。或者只列发文机关全称或者规范化简称(俗称小版头)。

党政机关公文发文机关标志通常有以下两种形式:

一是《××人民政府文件》,主要用于向上级机关报告、请示工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导重要讲话,转发上级或批转下级重要文件等。俗称为“文件版头”(大版头)。

二是《××人民政府》,主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。俗称为“函件版头”(小版头)。

联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注几个发文机关名称,一般应将牵头主办机关排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。党政联合行文,一般使用党委机关的公文名称。有时因联合行文机关过多,尤其是上行文,也可只标注发文机关名称而不标注“文件”二字。

如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。发文机关过多只能挤发文机关,不能挤正文,可将发文机关字号缩小,行距缩小,或者只标注牵头主办发文机关名称,直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题的位置)。

在民族自治地方,公文名称可并用自治民族文字和汉字,将自治民族文字排列在前。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。

发文机关标志推荐使用小标宋体字,颜色为红色。小标宋体字显得庄重,其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分,不适于标志公文版头。

字号应不大于上级机关的发文机关标志,以醒目美观庄重为原则。地方各级机关文件发文机关标志字号一般应小于22mm×15 mm(高×宽)。因为现行“国务院文件”的字号多是 22mm×15 mm(高×宽),其他各级机关、单位标识的字号要小于“国务院文件”,以显示国务院作为最高国家行政机关的地位,具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。

(5)发文字号 这是发出文件的代号,是由发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序号码。由发文机关单位代字、年份、发文顺序号构成。其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号,为管理和统计公文提供依据。一件公文只有一个发文字号,联合行文时,使用主办机关的发文字号。

发文机关单位代字(以下简称发文机关代字)是发文字号的组成要素,指机关、单位全称的简缩语。机关代字一般由三个层次组成。第一个层次是地域代字,第二个层次是发文机关代字,第三个层次是发文机关职能代字。有的也可以只要两个层次,不要地域代字或者职能代字。如××省计划发展委员会文件的机关代字有“×发改高技”、“×发改经贸”、“×发改政策”等;××省教育厅文件的机关代字则是“×教”、“×教函”、“×教厅办”等。发文机关代字应能代表发文机关单位的特征,如中共中央的代字为“中”,国务院的代字为“国”,中共××省委的代字为“×委”, ××省人民政府的代字为“×政”。

机关代字文字要简洁,一般在两、三个字以内,但也不能因过于简单而与其它单位代字混同;专指性要强,在一个市、县范围内不能有重复的机关代字;要相对稳定,确定了的机关代字就长期连续使用,不轻易变更。机关代字后一般都可不加“发”或“字”,因其无实在意义,不用反显得简明。不能将机关代字分列在年份两边,如“×发改高技〔2012〕28号”不能写为“×发改〔2012〕高技28号”。若将文件、函件版头分开的,则将函件(包括函及处理一般事务的通知、批复等)单独编发文字号,如“×政办函〔2012〕16号”。读懂机关代字很重要,知道了文件的主办部门,可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。

年份用阿拉伯数字写全称,写为“2013”之类。年份置于六角括号〔 〕中,不能再标示为方括号[ ]和圆括号( )。年份位于机关代字与序号之间。

发文顺序号(序号)是一个发文机关单位一年内制发文件的统一流水号。每年从1号开始,按先后顺序编到当年最后一份文件为止。序号不编虚位,不用“0”占空位,(即1不编为01),序号前也不写“第”,以显简明。机关、单位的发文序号,可分为两种类型。一是多数机关、单位为便于公文登记、管理、统计、检索和查找,统一编序号,即大流水号。(这类机关单位文件就没有职能代字。)二是有的机关、单位因其职能、业务部门多、发文多,也采用了分类流水号即小流水号的编排法,分职能或者部门编发文序号。这类机关单位文件就有职能代字。如XX省财政厅的发文序号就分为按“×财预”、“ ×财农”、“ ×财税”、“ ×财教”、“ ×财建” 等等各自编号。但多使用大流水编号,以利于发文的管理和数量的控制。

不同类型的行文,发文字号的位置是不同的。平行文、下行文发文字号位于发文机关标志下空二行位置居中排一行。上行文发文字号居左空1字,与最后一个签发人姓名处在同一行。函件式公文的发文字号位于上端红色双线(武文线)下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8(约1行),与版心右边缘空1字距顶格标识。发文字号用3号仿宋体字。

(6)签发人 指代表机关核准并签发公文的领导人。上行文要由本机关的主要负责人签发,并在上报公文上标注签发人姓名。其作用是表明公文的具体负责者,督促有关领导人认真严肃地履行权利义务,强化公文质量;同时让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责,为直接联系工作、迅速有效地询问和答复有关问题提供方便。

签发人姓名居右空1字,与发文字号平行编排。“签发人” 用3号仿宋体字,后加全角冒号,签发人姓名用3号楷体字标注。

联合上行文所有联合发文机关的负责人都要标注签发人。如有多个签发人,签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排,牵头主办机关的签发人放在第一位。一般每行排两个姓名,两个姓名之间空1字,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。

若联合上行文签发人太多时,因发文机关名称和签发人过多,可能导致首页无法显示正文,这时也可以采取每行增加签发人编排个数的办法,以确保首页显示正文。

(7)分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线,其高度一般应为0.35㎜~0.5mm之间酌定(俗称反线),这样比较美观。

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